Cotizar un evento corporativo: guía rápida de precios, qué incluye y cómo comparar

Organizar un evento corporativo puede sentirse como armar un rompecabezas con piezas que cambian de precio a última hora. La buena noticia: cuando sabes qué preguntar, qué comparar y qué evitar, pedir una cotización deja de ser un “salto al vacío” y se convierte en una decisión clara y defendible ante tu equipo (y tu presupuesto). En esta guía vas a encontrar rangos de referencia, un checklist práctico y una forma sencilla de comparar propuestas sin sorpresas. Y si tu foco es la alimentación, aquí tienes un atajo directo para Eventos empresariales con solicitud empresarial y contacto.

Rangos de referencia: ¿cuánto cuesta y por qué varía tanto?  

Un evento corporativo no “cuesta X” por default: se construye según variables que mueven el total como una palanca. Para ubicarte, estos son rangos realistas de referencia (Bogotá) que suelen aparecer en cotizaciones, y por qué cambian:

Rangos rápidos (solo como punto de partida)  

• Sala pequeña / reunión (8–20 pax): desde $200.000–$690.000 por día según el espacio y capacidad (ejemplo público de salas en Bogotá).
• Coffee break / refrigerio: desde $12.500–$18.500 por persona según menú y servicio (varios proveedores publican tarifas en ese rango).
• Almuerzo/cena tipo catering: hay ofertas “desde” $18.500 por persona (publicado por proveedores), pero en corporativo el valor real depende mucho de calidad, logística y personal.

Úsalos como brújula, no como sentencia: dos propuestas con el mismo “por persona” pueden ser incomparables si una incluye menaje, personal, transporte o impuestos y la otra no.

Por qué sube o baja el precio (las 8 palancas)  

1. Aforo real (capacidad “cómoda” vs. “máxima”).
2. Duración (bloques de horas, jornada completa, o evento nocturno).
3. Día y hora (viernes tarde y fines de semana suelen costar más).
4. Ubicación (movilidad, cargue/descargue, parqueaderos, restricciones).
5. Temporada (cierres de año, fechas comerciales, picos de demanda).
6. Montaje (tarima, backings, escenografía, señalización, branding).
7. A/V (sonido, micrófonos, pantalla, streaming, soporte técnico).
8. Catering (tipo de menú, tiempos de servicio, staff, menaje, dieta).

1) Antes de pedir cotización: checklist de datos (los que aceleran todo)  

Si envías estos datos desde el primer mensaje, te ahorras el típico ping-pong de correos y recibes propuestas más exactas:

Los 7 datos que debes tener listos  

1. Fecha tentativa + plan B (dos opciones de fecha ayudan a conseguir cupo).
2. Horario (inicio/fin + si habrá montaje previo o desmontaje posterior).
3. Número de asistentes (y si habrá picos: “llegan por tandas”).
4. Tipo de evento (reunión, capacitación, conferencia, lanzamiento, etc.).
5. Formato de montaje (auditorio, escuela, U, mesas redondas, tipo cóctel).
6. Ubicación (sede propia o locación externa; barrio/ciudad).
7. Alimentación (qué momentos: coffee break, almuerzo, cóctel; restricciones).

Tip práctico: añade un renglón con “objetivo del evento” (alineación interna, ventas, prensa, networking). Eso define si necesitas más A/V, más staff o más experiencia gastronómica.

2) ¿Qué incluye normalmente una cotización? (y cómo leerla sin letra pequeña)  

Una buena cotización no es solo un total: es un mapa. Estas son las partidas que normalmente deberían aparecer (o al menos quedar claras por escrito).

Espacio y logística básica  

• Alquiler del espacio (por horas o por jornada)
• Mobiliario (sillas, mesas, mesa registro, atril)
• Montaje y desmontaje (tiempos, equipo, costo)
• Limpieza (antes/durante/después)
• Parqueadero (cupos, tarifa, convenio)
• Impuestos (si aplican, discriminados)

Audio, video y soporte técnico (A/V)  

• Sonido (parlantes, consola)
• Micrófonos (mano, diadema, solapa)
• Pantalla / proyector / TV
• Clicker, cableado, adaptadores
• Operador técnico (¡clave! sin operador, el equipo “no se administra solo”)
• Streaming o grabación (si aplica)

Staff (operación y experiencia)  

• Coordinación general / productor
• Registro/hostess
• Meseros (si hay servicio a la mesa o cóctel)
• Seguridad (según aforo y locación)
• Personal de aseo (en eventos medianos/grandes hace diferencia)

Catering: qué debería quedar explícito  

• Menú detallado (porciones, bebidas, horarios de servicio)
• Menaje (platos, cubiertos, vasos, servilletas, mantelería)
• Transporte/domicilio (si aplica)
• Condiciones operativas (mínimos, anticipación, cambios)

En el caso de Yanuba, por ejemplo, se especifica que el servicio de catering se presta a partir de 10 personas, se solicita definir menú con mínimo 48 horas y que los productos incluyen impuesto al consumo vigente (condiciones útiles para planear).

3) Costos “ocultos” típicos (los que inflan el total si no los amarras)  

Estos no siempre aparecen en la primera versión de la propuesta, pero suelen aparecer en el cierre:

Los más comunes  

• Horas extra (del espacio, del staff y del operador A/V)
• Montaje/desmontaje extendido (si necesitas entrar antes o salir después)
• Internet dedicado (cuando el Wi-Fi general no da para streaming)
• Energía adicional (plantas, puntos extra, consumo alto por luces/pantallas)
• Seguridad (obligatoria en algunas locaciones)
• “Descorche” o políticas de bebidas (si llevas licor externo)
• Proveedores obligatorios (locaciones que exigen su propio A/V o catering)
• Transporte y cargue/descargue (especialmente en zonas con restricciones)

Tip de control: pide que te confirmen por escrito:

“¿Qué NO incluye esta cotización y qué podría cobrarse adicionalmente?”

5) Ejemplo de presupuesto por escenarios (para ubicarte en 30 segundos)  

A continuación, tres escenarios típicos con rangos orientativos, usando referencias públicas (salas y catering publicados) y sumando rubros usuales.

Escenario 1: Reunión pequeña (10 personas, 3–4 horas)  

Ideal para: comité, junta, cierre de trimestre, reunión con clientes.

• Sala (día o bloque): $200.000–$690.000 según capacidad/espacio (referencias publicadas).
• Coffee break: $12.500–$18.500 por persona → $125.000–$185.000
• Extras típicos: agua, marcadores, impresiones, 1 micrófono (si aplica)

Rango total guía:$400.000–$1.100.000 (según espacio y nivel de servicio).

Escenario 2: Conferencia mediana (50 personas, 5–6 horas)  

Ideal para: capacitación, charla con invitado, evento interno.

• Espacio (media jornada/jornada): variable por locación
• A/V: sonido + 2 micrófonos + proyección + operador
• Catering: coffee break + almuerzo (si aplica)
• Staff: registro + coordinación mínima

Rango total guía: aquí el total depende fuerte de A/V y menú; si solo haces coffee break, suele bajar mucho. Para dimensionar catering, el “desde” publicado para coffee break $17.500 por persona ayuda como base (y se ajusta por menú y servicio).

Escenario 3: Lanzamiento (150 personas, 3 horas en la tarde/noche)  

Ideal para: lanzamiento de producto, evento de marca, networking.

• Locación con logística robusta (accesos + seguridad)
• Producción (tarima, luces, backings, señalización)
• A/V reforzado (sonido, microfonía, pantalla, operador/es)
• Cóctel/pasabocas + bebidas + staff

Rango total guía: es el escenario con más “extras” (producción y operación). Aquí el truco es definir qué es “show” y qué es “necesario”.

Mini tips de negociación (sin pelearte con nadie)  

• Bloquea fecha con opción: pide una reserva temporal de 24–72 horas mientras validas internamente.
• Negocia paquete, no ítems sueltos: “¿Qué me mejoras si cierro A/V + catering juntos?”
• Opción de cambio: solicita una cláusula simple: cambio de fecha con aviso (ej. 7–10 días) sin perder todo el anticipo.
• Simplifica montaje: menos cambios de formato (auditorio → mesas → cóctel) = menos horas de staff.
• Menú inteligente: un menú bien diseñado puede “sentirse premium” sin disparar costos (ej. menos platos, mejor ejecución).

Preguntas frecuentes sobre cotizar un evento corporativo  

¿Qué es lo primero que debo pedir en una cotización?  

Un desglose: qué incluye, qué no incluye, y qué se cobra como extra. El total sin desglose no te protege.

¿Por qué algunas propuestas hablan de “impuesto al consumo”?  

En Colombia, el servicio de restaurante puede estar gravado con Impuesto Nacional al Consumo (INC) del 8%, y debe discriminarse en la cuenta/factura.
Además, algunos proveedores (como Yanuba) indican que sus productos incluyen impuesto al consumo vigente, lo cual evita “sorpresas” al cierre.

¿Cuánta anticipación necesito para el catering?  

Depende del proveedor y el tipo de menú. Como referencia operativa, hay proveedores que piden definir menú con al menos 48 horas y manejan mínimos (por ejemplo, desde 10 personas).

¿Qué significa “capacidad real” y por qué importa?  

Porque 100 personas “paradas” no equivalen a 100 personas “sentadas con mesa, pasillo y tarima”. Pregunta por la capacidad en el formato exacto de tu evento.

¿Conviene pagar “por persona” o “por paquete”?  

Si tu evento tiene muchos componentes (A/V, mobiliario, staff, catering), suele ser más fácil controlar el presupuesto con paquetes cerrados y extras definidos.

¿Cómo evito pagar horas extra?  

Incluye en el cronograma: hora de acceso, hora de inicio, cierre, desmontaje y hora límite de salida. Y valida si el montaje se cobra aparte.